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Frau in Co-Working Space
WHATEVER.WORKS17.1.20242 min Lesezeit

Workation: Remote Work aus dem Ausland und das Risiko der Gründung einer Betriebsstätte

Wenn es darum geht, Arbeitgeber vor steuerlichen Risiken im Zusammenhang mit Remote Work aus dem Ausland zu schützen, spielt die Betriebsstätte eine zentrale Rolle. Hier erfährst du, wie du das Risiko einer Betriebsstättengründung minimierst. 

Du erlaubst deinen Beschäftigten Workations – also die Verbindung von Work und Vacation im Ausland? Dann willst du gewiss sicherstellen, dass weder für dich als Arbeitgeber noch für den Mitarbeitenden finanzielle Nachteile entstehen, zum Beispiel zusätzliche Steuerpflichten. Hier kommt ein wichtiges Stichwort ins Spiel: Betriebsstätte.

Warum ist die Frage nach der Betriebsstätte so wichtig?

Arbeiten Mitarbeitende eines deutschen Unternehmens im Ausland, so können sie dort unter bestimmten Voraussetzungen eine Betriebsstätte für den deutschen Arbeitgeber begründen. Dies sollte unbedingt vermieden werden, denn die Folge sind eine Steuerpflicht sowie weitere administrative Verpflichtungen für das deutsche Unternehmen im Ausland.  

Werden Arbeitnehmer:innen eines deutschen Unternehmens im Ausland tätig und sieht die ausländische Steuerbehörde darin die Tatbestandsmerkmale einer Betriebsstätte als erfüllt an, so kann der ausländische Staat die auf diese Betriebsstätte entfallenden Gewinne des deutschen Unternehmens besteuern. Eine Betriebsstätte ist also eine steuerpflichtige Präsenz eines deutschen Unternehmens in einem anderen Land. 
 
Wann und unter welchen Voraussetzungen durch Remote Work einzelner Arbeitnehmer:innen eine Betriebsstätte begründet wird, ist jedoch nicht in jedem Fall eindeutig zu beantworten. Hier unterscheidet sich die Praxis einzelner Länder teils erheblich. 

Entscheidende Kriterien sind zum Beispiel, ob der Arbeitsplatz im Ausland nicht nur gelegentlich, sondern regelmäßig oder wiederkehrend genutzt wird oder ob der Arbeitgeber hierüber Verfügungsmacht hat. Daneben spielt es eine Rolle, welche Tätigkeiten die oder der Beschäftigte im Ausland ausübt.

dunkelhäutiger Mann winkt einem Kind auf dem Bildschirm zu

Beispiele: Was kann eine Betriebsstätte begründen?

Eine Betriebsstätte kann auf verschiedene Arten begründet werden:  

  • durch eine feste Geschäftseinrichtung des deutschen Unternehmens im Ausland (zum Beispiel eigene Geschäftsräume), 
  • durch das Handeln eines Vertreters (zum Beispiel ein Mitarbeitender, der für das deutsche Unternehmen im Ausland Verträge unterzeichnet) 
  • oder wenn wesentliche Geschäftsführungstätigkeiten im Ausland ausgeübt werden (zum Beispiel Geschäftsführungssitzungen im Ausland abgehalten werden). 

Die Folgen der Begründung einer Betriebsstätte für Arbeitgeber

Folge einer Betriebsstätte ist, dass die Gewinne des Unternehmens, die dieser Betriebsstätte zugeordnet werden, im Ausland zu versteuern sind. 

Im Falle einer Workation kann das also bedeuten, dass die ausländische Behörde festlegt, welcher Gewinn dem Unternehmen durch die konkrete Tätigkeit des Mitarbeitenden während der Workation entstanden ist. Dieser Gewinn unterliegt dann der ausländischen Steuerpflicht. 

Daneben kommt administrativer Aufwand auf das deutsche Unternehmen zu. Die Betriebsstätte muss im Ausland registriert werden, für die Betriebsstätte müssen Steuererklärungen erstellt werden, unter Umständen muss eine Lohnbuchhaltung eingerichtet werden. Alles Aufwand, den du dir unbedingt ersparen solltest. 

Betriebsstättengründung und Einzelfallprüfung bei Workations vermeiden

Wenn du deinen Angestellten Workations für bis zu 40 Tage innerhalb eines Kalenderjahres erlaubst und weitere Rahmenbedingungen etablierst, zum Beispiel die oben genannten Faktoren wie bestimmte Tätigkeiten während der Workation ausschließt, wird das Risiko der Begründung einer Betriebsstätte minimiert.  

Mit unserer Plattform WHATEVER.WORKS kannst du deinen Mitarbeitenden Workations anbieten, ohne jedes Mal selbst eine komplizierte Einzelfallprüfung durchführen zu müssen. WHATEVER.WORKS prüft Workation-Anträge automatisch entsprechend des festgelegten Rollenprofils des Mitarbeitenden. Unsere mit KPMG entwickelte Plattform berücksichtigt alle wichtigen Voraussetzungen und hilft HR-Executives, risikominimierte Workations anzubieten – ohne Abhängigkeit von der Rechtsabteilung oder externen Berater:innen.

 

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