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Frau mit Laptop und Smartphone zu arbeitet im Urlaub
WHATEVER.WORKS6.1.20244 min lesezeit

Arbeitsrecht & Steuerrecht bei Workation: Was ist bei Remote Work aus dem Ausland zu beachten?

In diesem Artikel geben wir Antworten auf die Frage nach dem Arbeitsrecht und dem Steuerrecht bei Remote Work aus dem Ausland.

Wenn du als Arbeitgeber deinen Mitarbeitenden eine Workation ermöglichst – sie also mit deiner Zustimmung im Ausland für dein Unternehmen arbeiten (Work) und ihre Zeit außerhalb der Arbeitszeit dort als Urlaub nutzen (Vacation) – bringt dies Pflichten und gewisse Risiken mit sich. Davon betroffen sind in erster Linie die Bereiche Sozialversicherung, Steuern und Betriebsstätte, Immigration bzw. Aufenthaltsrecht sowie das Arbeitsrecht. Den Themen Steuerrecht und Arbeitsrecht widmen wir uns hier näher.

Recht auf Remote Work?

Derzeit besteht kein generelles Recht auf Remote Work – weder auf Homeoffice in Deutschland noch auf Workation im Ausland. Doch unzählige Arbeitgeber haben im Arbeitsvertrag, in der Betriebsvereinbarung (BV) oder Ergänzungen zur BV Vereinbarungen zu Remote Work getroffen

Workation und das deutsche Arbeitsrecht

Grundsätzlich bleiben bei einer Workation deutsches Arbeitsrecht und die Regelungen des deutschen Arbeitsvertrags anwendbar. Liegt der Schwerpunkt der Beschäftigung und des Arbeitsverhältnisses weiterhin in Deutschland, gilt das deutsche Arbeitsrecht. 

Dessen ungeachtet ergibt sich aus der für grenzüberschreitend tätige Unternehmen in der EU geltenden Rom I Verordnung, dass bestimmte Rechtsvorschriften des Ziellandes eingehalten werden müssen und im Zweifel den arbeitsvertraglichen Regelungen des Heimatlandes vorgehen. 

Diese sogenannten Eingriffsnormen dienen der Wahrung des öffentlichen Interesses, insbesondere der politischen, sozialen oder wirtschaftlichen Organisation des ausländischen Staates. Hierbei kann es sich zum Beispiel um Regelungen zum Mutterschutz oder Feiertagsregelungen handeln. Im Einzelnen sind die Regelungen von Land zu Land unterschiedlich.

Tipp: Bei Auslandstätigkeiten mit einer Dauer von mehr als vier Wochen treffen den Arbeitgeber besondere Nachweispflichten nach dem Nachweisgesetz. Unter anderem ist eine gesonderte schriftliche Vereinbarung erforderlich, die besonderen inhaltlichen und formellen Anforderungen genügen muss. Hier wird es komplex. Starte daher als Arbeitgeber mit dem Angebot von Workations, die nicht länger als vier Wochen dauern.  

 

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Zusatzvereinbarungen für Workations im Arbeitsvertrag

Workation benötigt immer die Zustimmung des Arbeitgebers. Sind sich beide Parteien darüber einig, dass die Arbeit aus dem Homeoffice – oder dem Strandcafé – auch von einem ausländischen Standort aus möglich ist, sollten die Verpflichtungen geklärt und konkrete Vereinbarungen schriftlich festgehalten werden. Folgende Punkte sind besonders wichtig: 

  • Zeitliche Eingrenzung der Workation
  • Erreichbarkeit im Zielland
  • Kostenerstattung (Reisekosten, Unterkunft etc.)
  • Steuerrechtliche Aspekte
  • Sozialversicherung‍
  • IT-Sicherheit und Datenschutzrecht

 

Schütze dich als Arbeitgeber vor Compliance-Verstößen

Um die Risiken hinsichtlich des Arbeitsrechts bei Remote Work aus dem Ausland zu minimieren, solltest du deine Mitarbeitenden dazu verpflichten, deine Zustimmung für die geplante Workation einzuholen. Auch schriftliche Vereinbarungen für Workations sind ratsam – selbst wenn die oder der Beschäftigte nur ein paar wenige Tage im Ausland für dich tätig wird. 

 

Steuerliche Risiken für Arbeitnehmer:innen durch Workation 

Infolge von Remote Work im Ausland kann es zu einer Einkommensteuerpflicht für den Mitarbeitenden im Ausland kommen. Um dies zu vermeiden, sollte in den Rahmenbedingungen für Workations sichergestellt werden, dass Mitarbeitende nicht in einem Land remote arbeiten dürfen, in dem sie steuerlich ansässig sind oder in dem sich ihr gewöhnlicher Aufenthalt befindet. 

 

Brünette Frau in einem Co-Working-Space

 

Was würde eine Einkommensteuerpflicht im Ausland bedeuten? 

Wird ein Mitarbeitender im Ausland steuerpflichtig, muss sie oder er sich in der Regel dort für steuerliche Zwecke registrieren und eine Einkommensteuererklärung abgeben. Der Prozess ist dabei von Land zu Land unterschiedlich: in manchen Ländern kann die Einkommensteuererklärung online abgegeben werden, in anderen Ländern muss sie schriftlich eingereicht werden. Die Dokumente sind überwiegend in der jeweiligen Landessprache, nur wenige Länder bieten eine englische Übersetzung.

Ob und in welcher Höhe tatsächlich Steuern anfallen, ist ebenfalls unterschiedlich. Gerade im Falle von Workations wird es häufig möglich sein, den Arbeitslohn im Ausland von der Steuer freizustellen. Auch dies muss jedoch in der Regel bei den örtlichen Behörden beantragt werden.  

Da Deutschland mit allen EU-Ländern Doppelbesteuerungsabkommen abgeschlossen hat, wird sich eine Doppelbesteuerung, also eine Versteuerung der auf die Workation entfallenden Arbeitseinkünfte im In- und Ausland, in der Regel zwar vermeiden lassen. Auch hier müssen jedoch häufig vorher die entsprechenden Anträge gestellt werden. 

 

Die 183-Tage-Regel 

Die Zahl 183 taucht im Zusammenhang Remote Work aus dem Ausland bzw. Workation immer wieder auf: Was steckt dahinter? Als Faustregel kann man sich merken, dass das Besteuerungsrecht für Arbeitseinkünfte erst dann ins Ausland wechselt, wenn ein Mitarbeitender sich dort mehr als 183 Tage aufhält. 

Allerdings gibt es hier noch diverse andere Kriterien und Voraussetzungen. Zudem haben die 183 Tage nur für die Einkommensteuer Relevanz. Für die Begründung einer Betriebsstätte oder auch die Sozialversicherung und das Arbeitsrecht spielen die 183 Tage keine Rolle. Daher orientieren sich die Rahmenbedingungen, die WHATEVER.WORKS aufgestellt hat, auch nicht an den 183 Tagen, sondern berücksichtigen kritische zeitliche Grenzen für alle relevanten Rechtsgebiete. 

 

Tipp: Mache die 40 zu deiner magischen Zahl 

Mit WHATEVER.WORKS sind Remote-Work-Aufenthalte von bis zu 40 Tagen im Jahr möglich. Wir haben diese Grenze bewusst gewählt, da sich damit in einer Gesamtschau aller relevanten Rechtsgebiete auf Grundlage unserer bisherigen Erfahrungen Risiken für Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber bestmöglich minimieren lassen. 

Hinzu kommt, dass unsere Umfragen ergeben haben, dass die Zufriedenheit der Mitarbeitenden mit einer Workation-Regelung nicht steigt, wenn mehr Tage zugelassen werden. Angestellten ist es vielmehr wichtig, dass die getroffenen Regelungen klar verständlich sind und der Prozess einfach in der Handhabung ist. WHATEVER.WORKS bietet diese Vorteile.  

Wenn gewisse Voraussetzungen erfüllt sind und einige Rahmenbedingungen eingehalten werden, lassen sich Workations risikominimiert und mit einem geringen administrativen Aufwand managen. Die Expert:innen von WHATEVER.WORKS beraten dich konkret, verständlich und unverbindlich.

 

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